De overstap naar digitale facturatie is in volle gang en met de invoering van Peppol komt er een grote verandering aan voor ondernemers. Vanaf 2026 wordt het voor alle Belgische ondernemingen verplicht om B2B-facturen uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Maar wat betekent dit concreet voor jou? In deze blog zetten we de gevolgen, verplichtingen én voordelen voor je op een rij.
Peppol: De gevolgen van verplichte elektronische facturatie vanaf 2026
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk dat ervoor zorgt dat elektronische facturen veilig, betrouwbaar en gestandaardiseerd worden uitgewisseld. Via dit netwerk kunnen facturen digitaal worden verzonden en ontvangen, zonder handmatige tussenkomst of fouten. Het is ontwikkeld om bedrijven efficiënter te laten samenwerken en om administratieve processen te stroomlijnen.
Tot nu toe was het gebruik van Peppol vooral verplicht voor bedrijven die factureren aan overheidsinstellingen. Maar vanaf 2026 moeten alle Belgische ondernemingen hun B2B-facturen via het Peppol-netwerk verzenden én ontvangen. Dit betekent dat het traditionele gebruik van pdf-facturen en papieren facturen verdwijnt.
Wat zijn de gevolgen van Peppol voor jouw onderneming?
- Verplicht digitaal factureren via een Peppol-accesspoint
Vanaf 2026 wordt het verplicht om facturen digitaal uit te wisselen via een erkend Peppol-accesspoint. Een accesspoint is als het ware jouw toegangspoort tot het Peppol-netwerk, waardoor facturen snel en veilig worden verzonden én ontvangen. Dit betekent dat je huidige manier van factureren – zoals het versturen van pdf-bestanden via e-mail – niet meer voldoende is. Zonder Peppol-toegang riskeer je boetes voor het niet voldoen aan de wettelijke eisen.
- Je moet je facturatiesysteem aanpassen
Om te voldoen aan de nieuwe regelgeving, moet je facturatiesysteem compatibel zijn met Peppol. Dit kan via software die al geïntegreerd is met een Peppol-accesspoint of via een externe Peppol-serviceprovider. Veel moderne boekhoudpakketten hebben al Peppol-integraties, maar het is belangrijk om dit nu al te controleren. Het aanpassen van je systeem vraagt een kleine investering, maar vermijdt problemen op termijn.
- Handmatige facturen verdwijnen
Papieren facturen en handmatige processen behoren straks tot het verleden. Facturen worden verstuurd in een gestandaardiseerd formaat zoals UBL (Universal Business Language). Dit zorgt ervoor dat facturen direct en foutloos worden verwerkt, zonder manuele tussenkomst. Je administratie wordt hierdoor efficiënter, maar het vraagt wel een aanpassing in je dagelijkse werkwijze.
- Tijdig overstappen is essentieel
Wachten tot 2026 is geen optie. De overstap naar Peppol vraagt de nodige voorbereiding: het kiezen van een geschikte provider, het aanpassen van je software en het trainen van je team. Door nu al de eerste stappen te zetten, vermijd je stress en mogelijke problemen tegen de deadline.
Fiscaal voordeel van Peppol: 120% kostenaftrek
De overheid maakt de overstap naar digitale facturatie aantrekkelijker door een bijkomende kostenaftrek van 120% toe te kennen. Dit betekent dat je kosten voor de implementatie van Peppol deels kunt recupereren. Denk hierbij aan uitgaven voor nieuwe software, toegang tot een accesspoint of begeleiding bij de overstap. Dit is een unieke kans om niet alleen compliant te zijn, maar ook fiscaal voordeel te halen uit deze investering.
Waarom overstappen naar Peppol?
Hoewel de verplichting misschien voelt als een last, brengt Peppol heel wat voordelen met zich mee:
- Efficiëntere facturatie: facturen worden sneller verzonden, ontvangen en verwerkt dankzij het gestandaardiseerde formaat.
- Minder fouten: automatische verwerking vermindert de kans op invoerfouten en zorgt voor een vlottere administratie.
- Kostenbesparing: door handmatige processen te elimineren, bespaar je op tijd en administratieve kosten.
- Betere cashflow: snellere verwerking betekent vaak ook snellere betalingen, wat de cashflow van je onderneming verbetert.
- Toekomstbestendig: je voldoet tijdig aan de wettelijke eisen en je bedrijf is klaar voor verdere digitalisering.
Wat moet je nu doen?
1. Controleer je huidige software: kijk na of jouw facturatie- of boekhoudsysteem al compatibel is met Peppol.
2. Kies een Peppol-serviceprovider: werk samen met een erkende provider die toegang biedt tot het Peppol-netwerk.
3. Bereid je administratie voor: zorg ervoor dat je team vertrouwd raakt met de nieuwe werkwijze en het gestandaardiseerde formaat.
4. Profiteer van de kostenaftrek: maak gebruik van de 120% kostenaftrek om je investering fiscaal aantrekkelijk te maken.
Conclusie
Peppol is niet alleen de toekomst van facturatie, het wordt vanaf 2026 ook de norm. Ondernemers zijn verplicht om hun facturen digitaal te verzenden en te ontvangen via een Peppol-accesspoint. Dit vraagt om actie: het aanpassen van je facturatieprocessen en kiezen voor een erkende provider.
Hoewel de overstap onvermijdelijk is, biedt het voordelen zoals efficiëntere administratie, minder fouten en fiscaal voordeel dankzij de 120% kostenaftrek.
Zit je met vragen over Peppol of wil je graag advies over hoe je dit het beste kunt aanpakken? Maak een afspraak bij één van onze dossierbeheerders.