Goed om te weten: alles over de voorraad

Of je nu een kleine of grote handel runt, 1 ding is zeker: elk jaar opnieuw vraagt de boekhouder je om de voorraad over het afgelopen boekjaar te bezorgen. De term ‘voorraad’ klinkt niet als iets onbekend in de oren, maar wanneer heb je nu eigenlijk voorraad? En – misschien wel belangrijker – hoe hou je dit eenvoudig én correct bij? Wij doorlopen de belangrijkste punten wat betreft voorraadbeheer.

Wanneer heb je voorraad?

Er is sprake van voorraad wanneer je producten (grond- en hulpstoffen, handelsgoederen) aankoopt met het oog deze weer te gaan verkopen, om te gebruiken voor productie of levering. Ook goederen die reeds in gebruik zijn, behoren tot de voorraad. Voorraad is dus de verzamelnaam voor deze producten.

De voorraad heeft de boekhouder nodig op de afsluitdatum. Bij eenmanszaken is dit steeds per 31/12/20XX. Voor ondernemingen staat de afsluitdatum vermeld in de statuten.

Waarom moet je de voorraad bijhouden?

Het resultaat van de onderneming moet steeds representatief zijn. Dat is eigenlijk dé reden waarom voorraadbeheer zo belangrijk is. Hieronder wordt dit aan de hand van een voorbeeld uitgelegd:

Tijdens het jaar koop je als ondernemer voldoende producten aan, vaak te veel uit voorzichtigheid om aan de vraag van jouw klanten te kunnen voldoen. Deze extra aangekochte producten zitten in het jaar van aankoop ook in kosten, maar worden niet verkocht. Deze producten behoren dus bij de voorraad. Om die reden wordt er in de boekhouding een voorraadwijziging toegepast zodat deze niet in kosten komen. We spreken hier van een voorraadvermeerdering of –stijging. Op die manier zullen de kosten dalen en het resultaat stijgen.

Volgend jaar zijn er misschien meer producten verkocht dan aangekocht. Wat perfect mogelijk is aangezien er vorig jaar een voorraad was. Hier spreken we over een voorraadvermindering of -daling.

Via deze twee bewerkingen wordt het resultaat correct weergegeven.

Hoe houd je dit nu het best bij?

Nu het belang van een goed beheerde voorraad duidelijk is, vraag je je misschien af hoe je dit het beste kan bijhouden. Als ondernemer ben je namelijk verplicht ieder jaar een gedetailleerd overzicht hiervan op te maken en bij te houden. Gelukkig bestaan er meer dan een handvol tools om dit te managen. Brincr en Lightspeed zijn misschien de meest bekende, maar onze oude vertrouwde vriend Excel kan ons gelukkig ook uit de nood helpen. Weet je niet goed hoe je dit moet aanpakken? Wij geven je alvast een klein voorbeeldje.

Op afsluitdatum (31/12/20XX) heeft de onderneming ABC nog volgende producten met bijhorende waarde in voorraad:

  • Product X: 4 stuks x €5,00 = €20,00
  • Product Y: 2 stuks x €15,00 = €30,00
  • Product Z: 10 stuks x €0,50 = €5,00
  • Totale voorraad: €55,00

Opgelet: de voorraad wordt steeds genoteerd exclusief btw en tegen aankoopprijs.

Conclusie

Hoe je het ook draait of keert. Voorraadbeheer moet gebeuren. Niet alleen om boekhoudkundig in orde te zijn, maar ook om jezelf een goed idee te geven van wat er binnenkomt én wat de deur uit gaat. Zo ben je in staat om keuzes te maken die de gezondheid van je bedrijf bevorderen.

Heb jij vragen in verband met de voorraad binnen jouw onderneming? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen jou graag verder!