Als uitbater van een B&B krijg je te maken met specifieke btw-verplichtingen en administratieve vereisten. Recent stelden we vast dat er onduidelijkheid bestaat over de vraag welke documenten verplicht zijn en welke regels gevolgd moeten worden om volledig in orde te zijn. Hoewel veel uitbaters enkel de overzichten van platforms zoals Booking.com of Airbnb aanleveren, blijkt dat deze gegevens alleen vaak niet volstaan. In deze blog bieden we een overzicht van de vereiste administratie en btw-regels voor kleinschalige logies. De besproken verplichtingen zijn enkel van toepassing op uitbaters die btw-plichtig zijn.
Waarom is btw-registratie voor B&B’s nodig?
De Belgische fiscus vereist dat ook kleinschalige logies, waaronder B&B’s, zich houden aan bepaalde btw-regels wanneer ze tegen betaling kamers verhuren. Zelfs wanneer een B&B niet voortdurend bezet is of slechts enkele kamers verhuurt, blijft het belangrijk om btw-plichtig te zijn.
Het btw-stelsel voor B&B’s is ingesteld om eerlijke concurrentie te bevorderen en om de verschillende vormen van commerciële logies gelijk te behandelen. Dit betekent dat, ook al lijkt een B&B op een kleinere schaal te opereren, ze dezelfde verplichtingen heeft als grotere hotels wat betreft het bijhouden van een correcte administratie. Wanneer een B&B niet btw-plichtig is, zijn deze verplichtingen niet van toepassing.
De basisvereisten voor B&B’s: dagontvangstenboek of individuele facturen
Een veelvoorkomende vraag onder uitbaters is of zij btw-bonnetjes moeten uitschrijven voor elke klant. De regels rond deze verplichting zijn helder, en er zijn twee mogelijke opties voor de vereiste administratie:
1. Facturen per klant uitschrijven
Als B&B-uitbater kun je ervoor kiezen om voor elke klant afzonderlijk een factuur op te maken. Deze facturen moeten voldoen aan de vereisten voor btw-administratie, zoals het vermelden van het btw-nummer en de verschuldigde btw. Dit is een iets formelere benadering en kan tijdrovend zijn, maar het zorgt wel voor een volledige registratie van elke transactie. Vooral wanneer de klantenkring voornamelijk uit zakelijke reizigers bestaat, is deze aanpak vaak praktisch omdat dergelijke klanten een factuur voor hun eigen administratie nodig hebben.
2. Bijhouden van een dagontvangstenboek en bonnetjes
Een andere optie is het gebruik van een dagontvangstenboek. Dit is een vereenvoudigde manier om de inkomsten per dag te registreren zonder dat er individuele facturen uitgeschreven hoeven te worden voor elke gast. Naast het dagontvangstenboek is het verplicht om een “btw-bonnetje” of ontvangstbewijs, ook wel “leeuwtje” genoemd, uit te schrijven voor elke klant. Deze bonnetjes vormen een bewijs van betaling en moeten bewaard blijven als onderdeel van de boekhouding. Het dagontvangstenboek moet op een correcte manier ingevuld worden, met aandacht voor elk detail van de inkomsten. Het nummer van het btw-bonnetje dient ook naast het bedrag in het dagontvangstenboek vermeld te worden. Alle datums die genoteerd moeten worden – zoals in het dagontvangstenboek, op facturen en btw-bonnetjes – gaan over de uitcheckdatum van de klant. Wanneer deze verplichtingen niet nageleefd worden, kunnen er aanzienlijke boetes opgelegd worden.
Het belang van correcte btw-registratie voor B&B’s
Een recente ontwikkeling benadrukt de ernst van het niet bijhouden van een dagontvangstenboek of het ontbreken van ontvangstbewijzen. Uitbaters die deze vereisten niet nakomen, riskeren een boete van maar liefst €2.000. Dit geldt ook wanneer uitbaters enkel de gegevens van Booking.com, Airbnb of soortgelijke platformen aanleveren zonder eigen administratie bij te houden.
B&B-uitbaters zijn dus verplicht om zelf de nodige registraties te doen, bovenop de overzichten van boekingsplatformen. Deze platforms verschaffen geen volledige btw-bewijzen omdat zij enkel optreden als tussenpersoon. Daarom voldoet het enkel overleggen van deze overzichten niet als sluitende administratie. Door een eigen dagontvangstenboek of facturen per klant te voorzien, zorg je ervoor dat je administratie aan alle wettelijke eisen voldoet.
Praktische tips voor het bijhouden van een dagontvangstenboek voor B&B’s
1. Consistentie: Zorg dat het dagontvangstenboek dagelijks wordt bijgehouden en dat elke betaling wordt geregistreerd. Dit voorkomt dat gegevens verloren gaan of achteraf onduidelijk zijn. Dit kan zowel digitaal als op papier.
2. Bewaar bonnetjes zorgvuldig: De btw-bonnetjes die je voor klanten uitschrijft, vormen een essentieel onderdeel van de administratie. Bewaar deze goed, want ze kunnen opgevraagd worden bij een controle.
3. Maak gebruik van boekhoudsoftware: Er zijn diverse softwareprogramma’s beschikbaar die het eenvoudig maken om een dagontvangstenboek bij te houden. Hiermee wordt het proces gestroomlijnd en voorkom je administratieve fouten.
4. Regelmatig overleg met een boekhouder: De regels rond btw en kleinschalige logies kunnen complex zijn. Regelmatig overleg met een boekhouder kan ervoor zorgen dat je up-to-date blijft met de laatste vereisten en fiscale wijzigingen.
Waarom alleen overzichten van platforms niet voldoende zijn voor B&B-administratie
Veel uitbaters denken dat de maandelijkse overzichten van Booking.com, Airbnb en andere platformen volstaan voor de btw-verplichting. Deze overzichten geven echter geen gedetailleerde btw-informatie en zijn dus niet toereikend als sluitende boekhoudkundige documenten. Deze platforms treden enkel op als tussenpersoon, en de uitbater zelf blijft verantwoordelijk voor de btw-verplichtingen.
Het gebruik van een dagontvangstenboek of het uitschrijven van facturen is een verplichte aanvulling op de overzichten van platforms. Zonder deze extra administratie voldoet de boekhouding niet aan de wettelijke vereisten, wat kan leiden tot boetes en sancties.
Conclusie
Voor de uitbating van een B&B is een correcte administratie van essentieel belang. Het bijhouden van een dagontvangstenboek of het uitschrijven van facturen per klant zijn basisvereisten om volledig in orde te zijn met de btw-regels. De recente boete van €2.000 voor het niet bijhouden van een dagontvangstenboek benadrukt hoe belangrijk het is om deze verplichtingen serieus te nemen.
Zorg ervoor dat je administratie voldoet aan alle eisen door een duidelijke structuur aan te brengen in je boekhouding. Voor hulp bij het opstellen van je administratie en het naleven van de btw-verplichtingen kun je altijd bij ons terecht. Onze ervaring met kleinschalige logies en btw-regelgeving zorgt ervoor dat we je gericht kunnen adviseren en ondersteunen.
Zit je met vragen of wil je graag advies over hoe je dit het beste kunt aanpakken? Maak een afspraak bij één van onze dossierbeheerders. Bij Kantoor Dewulf begeleiden we je graag met de uitvoering van jouw B&B.
