Wie een vennootschap heeft, weet dat er meer bij komt kijken dan enkel cijfers en balansen. Ook de administratieve verplichtingen evolueren, en sinds enkele jaren maken digitale oplossingen zoals eStox het makkelijker om alles correct en overzichtelijk bij te houden. Toch merken we in de praktijk dat niet elke ondernemer goed weet wat eStox precies inhoudt en wanneer het interessant kan zijn.
Wat is eStox precies?
eStox is een digitaal effectenregister ontwikkeld door de Federatie van het Notariaat (Fednot). Het biedt vennootschappen een veilige online omgeving om het verplichte aandeelhoudersregister digitaal bij te houden. Denk daarbij aan:
- De identiteit van de aandeelhouders
- Het aantal aandelen dat zij bezitten
- Eventuele overdrachten van aandelen
- Stemrechten en bijzondere rechten
Voor vennootschappen (bv, nv, cv…) is het bijhouden van een aandelenregister wettelijk verplicht. Dat mag op papier of elektronisch gebeuren. eStox is dus geen verplichting, maar een gebruiksvriendelijke digitale oplossing om aan deze verplichting te voldoen.
Waarom kiezen voor eStox?
Hoewel je vrij bent om je aandeelhoudersregister op papier of digitaal bij te houden, biedt eStox een aantal duidelijke voordelen:
- Uniforme, veilige opslag van gegevens
- Geen risico op verlies of beschadiging van papieren registers
- Altijd en overal toegang tot het register
- Gemakkelijk beheer bij wijzigingen of overdrachten
- Automatische koppeling met het UBO-register
Zeker bij gebeurtenissen zoals een verkoop van aandelen, een kapitaalverhoging of een overlijden van een aandeelhouder is een goed bijgehouden digitaal register een grote troef.
Voor wie is een aandeelhoudersregister verplicht?
Elke vennootschap met effecten op naam, zoals een:
- bv (besloten vennootschap)
- cv (coöperatieve vennootschap)
- nv (naamloze vennootschap)
…moet een up-to-date aandeelhoudersregister bijhouden, ongeacht of dat nu op papier of digitaal gebeurt.
Voor andere vennootschapsvormen, zoals een VOF of een CommV, is dit niet wettelijk verplicht, maar het is in de praktijk wel gebruikelijk en sterk aangeraden.
Daarnaast geldt voor alle vennootschappen de verplichting om hun UBO-register correct in te vullen en jaarlijks te actualiseren.
Zijn jouw registers in orde? Dit check je best
Een onvolledig of foutief register kan bij een controle of overdracht voor problemen zorgen. Deze zaken neem je best even onder de loep:
✔️ Zijn alle aandeelhouders correct geregistreerd?
✔️ Kloppen de aantallen aandelen en hun verdeling?
✔️ Zijn alle overdrachten of transacties verwerkt?
✔️ Is het register aangepast aan recente wijzigingen in je vennootschap?
✔️ Is je UBO-register correct ingevuld én recent bijgewerkt?
Twijfel je? Laat je gegevens tijdig nakijken om verrassingen te vermijden.
Waarom eStox laten beheren?
Je kan het beheer van je aandeelhoudersregister zelf doen, maar veel ondernemers kiezen ervoor om dit toe te vertrouwen aan hun boekhouder of accountant. Dat garandeert dat het register:
- Juridisch correct is ingevuld
- Tijdig wordt bijgewerkt bij wijzigingen
- Vlot beschikbaar is bij controles of transacties
Professionele opvolging geeft niet alleen gemoedsrust, maar voorkomt ook boetes of vertraging bij overnames of successie.
De voordelen van een goed bijgehouden (digitaal) register
Een actueel en correct aandeelhoudersregister – op papier of in eStox – zorgt voor:
- Juridische zekerheid bij overdracht of verkoop
- Snelle verwerking van wijzigingen
- Transparantie voor aandeelhouders en bestuurders
- Betere voorbereiding bij fiscale of juridische controles
- Minder risico op fouten of discussies
Het is dus niet alleen een verplichting, maar ook een slimme zet voor wie graag overzicht houdt.
Hulp nodig? We kijken het graag voor je na
We merken dat veel ondernemers twijfelen of hun aandeelhoudersregister en UBO-gegevens nog volledig en actueel zijn. Geen probleem: we kijken dit graag voor je na en zorgen voor eventuele correcties of optimalisaties.
👉 Maak eenvoudig een afspraak en we overlopen samen jouw situatie. Zo ben je zeker dat alles in orde is – en hoef je je daar alvast geen zorgen meer over te maken.